n8n vs Make vs Zapier — w skrócie: Zapier wybierają Państwo dla najprostszego startu i największej liczby gotowych integracji, Make dla najlepszego stosunku możliwości do ceny przy średnim wolumenie, a n8n we własnym hostingu wtedy, gdy liczą się dane wrażliwe albo stały koszt przy dużej liczbie zadań. Cała reszta, czyli liczba klików, kolory edytora czy marketing „7000 aplikacji", to detale. O wyborze decydują trzy rzeczy: jak narzędzie nalicza koszty, ile płacą Państwo przy realnym wolumenie i gdzie fizycznie lądują dane klientów.
W skrócie: Zapier liczy każdą akcję jako jeden „task", Make każdy moduł jako jedną operację, n8n całe uruchomienie przepływu jako jedno wykonanie. Przy małym wolumenie różnica jest niewielka. Przy dużym — Zapier drożeje najszybciej, Make bywa kilka razy tańszy, a n8n we własnym hostingu kosztuje tyle, co serwer VPS: od ok. 8 do 40 zł miesięcznie, niezależnie od liczby zadań. Jeśli automatyzacja dotyka danych medycznych, prawnych czy księgowych — n8n na własnym serwerze rozwiązuje problem RODO, którego chmurowy Zapier nie rozwiąże.
Piszę z perspektywy agencji, która wszystkie automatyzacje dla klientów stawia na n8n — i robi to świadomie. Przypomnienia SMS w klinice fizjoterapii, generowanie relacji meczowych dla klubu sportowego, księgowanie faktur ze zdjęcia, obsługa wniosków leasingowych. Każdy z tych procesów chodzi na n8n — część na naszym serwerze, część na infrastrukturze klienta, zależnie od tego, jak wrażliwe są dane. Nie znaczy to, że n8n jest zawsze najlepszy. Poniżej tłumaczę, kiedy realnie wygrywa, a kiedy szczerze odradzamy go na rzecz Make albo Zapiera — i podaję ceny aktualne na czerwiec 2026 roku.
Trzy modele rozliczania: task, operacja, wykonanie — tu zaczyna się różnica w kosztach
Najważniejsza różnica między tymi narzędziami nie dotyczy funkcji, tylko sposobu liczenia kosztów. Każde z trzech rozlicza się inaczej, a ta jedna decyzja determinuje, ile zapłacą Państwo za miesiąc pracy automatyzacji. Konkretnie:
Zapier — task = jedna akcja. Każdy krok, który przenosi dane (wyślij maila, dodaj wiersz, utwórz zadanie), to jeden task. Wyzwalacze i filtry się nie liczą. Plan darmowy daje 100 tasków miesięcznie i tylko dwukrokowe scenariusze. Plan Professional zaczyna się od ok. 20 USD miesięcznie przy płatności rocznej (w przeliczeniu ok. 80 zł) i obejmuje 750 tasków. Zapier ma największą bazę gotowych integracji, ok. 7000. Płaci się za to najwyższą stawką za zadanie ze wszystkich trzech.
Make — operacja = jeden moduł. Make liczy każdy pojedynczy moduł w scenariuszu jako jedną operację (od sierpnia 2025 roku w cenniku nazywaną „kredytem"). Plan darmowy to 1000 operacji miesięcznie i dwa aktywne scenariusze. Plan Core kosztuje ok. 9 USD miesięcznie rocznie, czyli ok. 36 zł, i daje 10 000 operacji. Droższe plany Make mają tyle samo operacji — dopłaca się za funkcje, nie za większy limit. Za tę samą pracę Make wychodzi zwykle kilkukrotnie taniej niż Zapier, a firma ma siedzibę w Unii Europejskiej.
n8n — wykonanie = całe uruchomienie przepływu. n8n liczy jedno wykonanie niezależnie od tego, czy przepływ ma trzy kroki, czy trzydzieści. To zupełnie inna matematyka. W chmurze n8n plan Starter to ok. 20 EUR miesięcznie (ok. 86 zł) za 2500 wykonań, Pro ok. 50 EUR (ok. 215 zł) za 10 000 wykonań. Najciekawsza jest jednak wersja Community: n8n we własnym hostingu jest darmowy i nie ma limitu wykonań ani przepływów. Płaci się wyłącznie za serwer.
Konkretnie, co to znaczy w praktyce. Proces, który raz dziennie pobiera dane i wysyła trzy powiadomienia, na Zapierze zużywa trzy taski dziennie — przy intensywniejszej automatyzacji łatwo wyjść poza plan za 80 zł. Ten sam proces na n8n we własnym hostingu to jedno wykonanie, a tysiąc takich wykonań kosztuje dokładnie tyle samo co dziesięć: cena serwera. Dlatego firmy, które rosną wolumenem, prędzej czy później patrzą w stronę n8n.
Które narzędzie dla kogo — decyzja w trzech pytaniach
Zamiast porównywać dwadzieścia funkcji, proszę odpowiedzieć sobie na trzy pytania. One rozstrzygają wybór w większości przypadków małej i średniej firmy.
1. Czy automatyzacja dotyka danych osobowych lub wrażliwych? Dane pacjentów, klientów kancelarii, dokumenty księgowe — jeśli tak, chmurowy Zapier odpada, a Make wymaga uważnej konfiguracji. Tu wygrywa n8n we własnym hostingu. Wracam do tego w osobnej sekcji niżej, bo dla polskich branż regulowanych to nie jest detal.
2. Jaki jest realny miesięczny wolumen? Przy kilkuset zadaniach miesięcznie wystarczy plan darmowy albo najtańszy płatny — wtedy proszę wybrać najprostsze narzędzie, czyli Zapier. Kilka tysięcy operacji? Tu ceną wygrywa Make. Dziesiątki tysięcy wykonań i więcej to już teren n8n we własnym hostingu, gdzie koszt przestaje rosnąć z wolumenem.
3. Czy mają Państwo dostęp do kogoś technicznego? Zapier zbuduje sekretarka po piętnastu minutach nauki. Make wymaga już zrozumienia, jak płyną dane między modułami. n8n we własnym hostingu daje najwięcej, ale ktoś musi ten serwer postawić i utrzymać — albo Państwo, albo firma zewnętrzna. Bez tej osoby „darmowy" n8n potrafi wyjść drożej niż abonament, o czym za chwilę.
Najczęstszy układ w średnich firmach to zresztą nie wybór jednego narzędzia, tylko ich połączenie: Zapier do prostych rzeczy, które ma od ręki, n8n do procesów na danych wrażliwych. Można używać wszystkich trzech naraz. Pełniejszy obraz, od czego zacząć, opisujemy w tekście jak wdrożyć AI w małej firmie.
Dane wrażliwe? Tu Zapier i Make się kończą, a zaczyna n8n na własnym serwerze
Większość porównań kwituje to jednym zdaniem: „Zapier ma serwery w USA". A konsekwencja jest poważniejsza, niż się wydaje. Zapier i Make to wyłącznie chmura — Państwa dane przechodzą przez infrastrukturę dostawcy. W przypadku Zapiera są to serwery w Stanach Zjednoczonych.
Dla gabinetu fizjoterapii, kancelarii prawnej czy biura rachunkowego to nie jest kwestia preferencji, tylko zgodności z prawem. Powierzenie danych osobowych podmiotowi spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego wymaga dodatkowych zabezpieczeń i analizy ryzyka — po wyroku Schrems II Urząd Ochrony Danych Osobowych traktuje transfer do USA jako obszar podwyższonego ryzyka. Mówiąc wprost: automatyzacja przepisująca dane pacjentów przez amerykański serwer to ekspozycja, której łatwo uniknąć.
n8n w samodzielnym hostingu eliminuje cały problem. Serwer stoi w Polsce albo w Unii, a nie w USA — i to my decydujemy, czy postawimy go u siebie, czy na infrastrukturze klienta. Nie ma transferu danych za ocean, bo nie ma po drodze żadnego zagranicznego pośrednika. Dlatego w klinice fizjoterapii Fizjointegra przypomnienia SMS chodzą na n8n, a nie przez amerykańską chmurę. Ten sam powód stoi za wyborem n8n do automatyzacji księgowania faktur — dokumenty finansowe nie powinny krążyć po cudzych serwerach.
Ukryty koszt „darmowego" self-hostingu n8n
Skoro n8n we własnym hostingu jest darmowy, a serwer VPS kosztuje grosze, czemu wszyscy nie przejdą na n8n? Bo „darmowy" dotyczy licencji, nie pracy. To pułapka, w którą wpada firma kusząca się na samodzielny self-hosting bez zaplecza technicznego.
Sam serwer faktycznie jest tani. Realnie liczyć trzeba od ok. 8 zł miesięcznie za minimalną maszynę (Mikr.us, 1 GB RAM — wystarcza na lekkie użycie, pod obciążeniem bywa ciasno), przez ok. 24 zł za rozsądny serwer z 4 GB RAM (Hetzner CX22, po podwyżce z połowy czerwca 2026), do ok. 35–40 zł za większe konfiguracje OVH. Samo oprogramowanie nic nie kosztuje. Płacą Państwo wyłącznie za serwer.
Koszt zaczyna się gdzie indziej. Ktoś musi ten serwer postawić, skonfigurować bazę PostgreSQL zamiast domyślnej, ustawić HTTPS i reverse proxy, a potem — i to jest część, którą pomija się przy zakupie — utrzymywać. Aktualizować system i samo n8n, którego nowe wersje potrafią sprawić, że dotychczasowe przepływy przestają działać. Robić kopie zapasowe bazy i danych uwierzytelniających. Dbać o to, żeby serwer nie przestał działać. To regularnie kilka godzin eksperckiej pracy w skali miesiąca albo umowa serwisowa. Tego nie widać w cenniku VPS, a to jest prawdziwy koszt taniego self-hostingu.
Dlatego doradzamy uczciwie: jeśli mają Państwo w zespole kogoś, kto ogarnia Dockera i serwery, n8n we własnym hostingu to najtańsze rozwiązanie na rynku. Jeśli nie — albo wybierają Państwo chmurę (n8n Cloud, Make), albo zlecają wdrożenie i utrzymanie firmie zewnętrznej. Trzecia opcja, czyli właściciel firmy uczący się administracji serwera po godzinach, zwykle kończy się padniętą automatyzacją w najmniej odpowiednim momencie.
Kiedy NIE warto automatyzować — w żadnym z tych narzędzi
Najuczciwsza rada w całym tym tekście: czasem najlepszą automatyzacją jest jej brak. Są trzy sytuacje, w których ani Zapier, ani Make, ani n8n nie zwrócą włożonego czasu ani kosztów.
Proces robiony dwa razy w miesiącu. Jeśli coś zajmuje dziesięć minut i zdarza się rzadko, arkusz Google i ręczna robota biją każdą automatyzację. Budowa i utrzymanie scenariusza kosztują więcej niż te dziesięć minut przez najbliższe dwa lata. Automatyzuje się to, co powtarza się codziennie albo wiele razy dziennie.
Jednorazowa migracja albo przeniesienie danych. To zadanie dla skryptu uruchomionego raz, nie dla przepływu, który ma chodzić w nieskończoność. Stawianie pod to automatyzacji to budowanie fabryki, żeby wbić jeden gwóźdź.
Proces, który wciąż się zmienia. Jeśli sposób działania zmienia się co tydzień, automatyzacja zamrozi bałagan zamiast go uporządkować. Najpierw warto proces ustabilizować na papierze, dopiero potem oddawać go maszynie. Automatyzacja niespójnego procesu produkuje niespójne wyniki, tylko szybciej.
Jest jeszcze czwarty przypadek, o którym warto wiedzieć z góry: kosztowna migracja między narzędziami. Popularna rada brzmi „zacznij od Zapiera, przejdź na n8n, gdy urośniesz". Tylko że żadne z tych narzędzi nie importuje scenariuszy od konkurencji. Przejście oznacza przepisanie każdej automatyzacji od zera, ponowne uwierzytelnienie wszystkich integracji i testy. Jeśli już dziś wiadomo, że proces będzie rósł i dotyka danych wrażliwych — taniej postawić n8n od razu, niż płacić dwa razy.
Jak my to robimy — n8n dobrany do wrażliwości danych
Automatyzacje wdrażamy na n8n, bo daje nam dwie rzeczy naraz: kontrolę nad danymi i stały koszt przy skali. n8n możemy postawić na naszym serwerze albo na infrastrukturze klienta — o tym, gdzie wyląduje, decyduje to, jak poufne są dane i ile firma chce w to zainwestować. Przy zwykłych procesach hostujemy go u siebie; przy danych medycznych czy prawnych częściej u klienta.
Konkretnie, co już u nas i u naszych klientów chodzi na n8n. W klinice Fizjointegra rejestracje i przypomnienia SMS idą bez angażowania recepcji. Dla klubu sportowego system pobiera dane ligowe, a model AI pisze gotowe relacje do zatwierdzenia. Faktury rejestrują się ze zdjęcia. Generator leadów wyszukuje firmy i przygotowuje spersonalizowane wiadomości. Platforma Zaoszczędź na Leasingu obsługuje wnioski automatycznymi powiadomieniami i statusami.
Wycena dopiero po działającej próbce
Wyceny nie podajemy w ciemno. Zanim podamy cenę, budujemy działającą próbkę na Państwa danych — żeby zobaczyli Państwo efekt, a nie obietnicę. n8n stawiamy tam, gdzie pasuje do wrażliwości danych: na naszym serwerze albo na Państwa infrastrukturze. Pełną listę procesów, które automatyzujemy, opisujemy na stronie automatyzacji AI.
Często zadawane pytania
Czym różni się n8n od Make i Zapiera?
Modelem rozliczania i tym, gdzie trzymane są dane. Zapier liczy każdą akcję jako task, Make każdy moduł jako operację, n8n całe uruchomienie przepływu jako jedno wykonanie. Zapier i Make działają wyłącznie w chmurze dostawcy; n8n można uruchomić na własnym serwerze za darmo, bez limitu wykonań. Zapier ma najwięcej gotowych integracji, n8n najwięcej kontroli i otwartość — przez węzeł HTTP łączy się z dowolnym API.
Które narzędzie jest najtańsze przy dużej liczbie zadań?
n8n we własnym hostingu, i to z dużym zapasem. Jego koszt to cena serwera VPS — realnie od ok. 8 do 40 zł miesięcznie — niezależnie od tego, czy przepływy uruchamiają się tysiąc, czy sto tysięcy razy. Zapier przy dużym wolumenie drożeje najszybciej, bo płaci się za każdą akcję. Make jest pośrodku, zwykle kilka razy tańszy od Zapiera za tę samą pracę.
Ile kosztuje self-hosting n8n na VPS miesięcznie?
Samo n8n jest darmowe — płaci się tylko za serwer. Minimalna maszyna to ok. 8 zł miesięcznie (Mikr.us, 1 GB RAM), rozsądny serwer z 4 GB RAM ok. 24 zł (Hetzner CX22), większe konfiguracje do ok. 35–40 zł. Do tego trzeba doliczyć pracę przy postawieniu i utrzymaniu serwera, która jest realnym, choć ukrytym kosztem. Ceny aktualne na czerwiec 2026 roku — warto sprawdzić bieżące cenniki.
Czy n8n da się używać bez znajomości kodu?
Tak. n8n ma wizualny edytor oparty na węzłach, w którym proste przepływy buduje się bez pisania kodu. Pełnia możliwości — własna logika, fragmenty kodu, integracje z AI — wymaga już więcej nauki niż Zapier czy Make. Drugą barierą jest sam self-hosting: postawienie serwera to zadanie techniczne, niezależne od budowania samych przepływów.
Czy Zapier i Make są zgodne z RODO?
Można je używać zgodnie z RODO, ale wymaga to uwagi, bo dane przechodzą przez serwery dostawcy. Make ma siedzibę w Unii Europejskiej i pozwala wybrać region przechowywania danych. Zapier działa na serwerach w USA, więc przy danych osobowych obowiązują dodatkowe zabezpieczenia i analiza ryzyka po wyroku Schrems II. Dla danych medycznych, prawnych czy księgowych najczystszym rozwiązaniem jest n8n na własnym serwerze, gdzie nie ma powierzenia danych podmiotowi zewnętrznemu.
Czy mogę zacząć od Zapiera i przejść na n8n później?
Można, ale warto policzyć koszt. Żadne z tych narzędzi nie importuje scenariuszy od konkurencji — przejście oznacza przepisanie każdej automatyzacji od zera, ponowne uwierzytelnienie integracji i testy. Jeśli już dziś wiadomo, że wolumen będzie rósł albo proces dotyka danych wrażliwych, taniej postawić n8n od razu, niż płacić najpierw za Zapiera, a potem za migrację.
Które procesy w firmie warto zautomatyzować najpierw?
Te, które ktoś robi ręcznie codziennie albo wiele razy dziennie, i które przebiegają zawsze tak samo. Typowo: przepisywanie faktur, przypomnienia o wizytach, powiadomienia o statusie zamówienia, wyszukiwanie i kwalifikacja leadów, gotowe wersje treści do zatwierdzenia. Proces robiony rzadko albo zmieniający się co tydzień zostawia się na koniec — albo w ogóle.
Pomagają Państwo wdrożyć automatyzację, czy tylko doradzają?
Wdrażamy. Budujemy automatyzacje na n8n i utrzymujemy je po wdrożeniu. n8n możemy postawić na naszym serwerze albo na Państwa infrastrukturze — zależnie od tego, jak poufne są dane i ile firma chce zainwestować. Zaczynamy od działającej próbki na Państwa danych, a wycenę podajemy dopiero po niej — bez płacenia za obietnicę. Siedzibę mamy w Nowym Targu, pracujemy na całym Podhalu i zdalnie w całej Polsce.
Nie wiedzą Państwo, które narzędzie pasuje do Państwa procesu?
Zaczynamy od rozmowy o tym, co robią Państwo ręcznie i gdzie tracą najwięcej czasu. Dobieramy narzędzie pod realny wolumen i wrażliwość danych — nie pod prowizję od dostawcy. Automatyzacje budujemy na n8n — na naszym serwerze albo na Państwa infrastrukturze, zależnie od poufności danych — a wycenę dostają Państwo po działającej próbce.