Automatyzacja księgowania faktur ze zdjęcia
Zamiast przepisywać każdą fakturę ręcznie do arkusza, wskazujemy plik, a AI odczytuje dane, przelicza walutę i zapisuje wpis w bazie.
- faktur miesięcznie
- 50faktur miesięcznie
- na jedną fakturę
- 10 sna jedną fakturę
- na wszystkie faktury w miesiącu
- 8 minna wszystkie faktury w miesiącu
Co było robione ręcznie
Każda faktura to kilka minut ręcznej pracy. Otwórz plik, przepisz wystawcę, kwotę i datę do arkusza albo programu księgowego, nazwij plik, odłóż do właściwego folderu.
Przy fakturze w euro dochodzi szukanie kursu i przeliczanie. Pomnóż to przez dziesiątki faktur miesięcznie i robi się z tego pół dnia nudnej roboty.
Co zbudowaliśmy
Zbudowaliśmy proces, który uruchomiliśmy najpierw u siebie, na własnej księgowości. Wskazujemy plik faktury, a AI odczytuje z niego wystawcę, kwotę, walutę i datę.
Jeśli faktura jest w obcej walucie, proces sam pobiera kurs NBP z dnia transakcji i przelicza na złotówki. Wpis ląduje w bazie, plik dostaje nazwę według stałej konwencji i trafia do folderu z rozliczonymi fakturami. Proces zna też wyjątki, na przykład rachunek za telefon, gdzie tylko jeden numer jest firmowy, księguje w odpowiedniej części.
Jak to działa
- 01
Odczyt faktury
AI czyta plik faktury i wyciąga wystawcę, kwotę, walutę i datę. Bez ręcznego przepisywania.
- 02
Przeliczenie waluty
Przy fakturze w euro czy dolarach proces pobiera kurs NBP z dnia transakcji i przelicza na złotówki.
- 03
Wpis do bazy
Dane trafiają jako gotowy wpis do bazy kosztów albo przychodów. U nas dzieje się to przez Notion.
Nazwa i archiwum
Plik dostaje nazwę według stałej konwencji i ląduje w folderze rozliczonych. Łatwo go potem znaleźć.
- 01Krok 01
Odczyt faktury
AI czyta plik faktury i wyciąga wystawcę, kwotę, walutę i datę. Bez ręcznego przepisywania.
- 02Krok 02
Przeliczenie waluty
Przy fakturze w euro czy dolarach proces pobiera kurs NBP z dnia transakcji i przelicza na złotówki.
- 03Krok 03
Wpis do bazy
Dane trafiają jako gotowy wpis do bazy kosztów albo przychodów. U nas dzieje się to przez Notion.
- Krok 04
Nazwa i archiwum
Plik dostaje nazwę według stałej konwencji i ląduje w folderze rozliczonych. Łatwo go potem znaleźć.
Jakich narzędzi użyto w tej automatyzacji
Claude Code
odczyt faktury i logika
Notion API
baza kosztów i przychodów
Kurs NBP
przeliczanie obcych walut
Konwencja nazw
porządek w archiwum plików
Co się zmieniło
To, co zajmowało kilka minut na fakturę, dzieje się w sekundy. Zero przepisywania, zero szukania kursu, zero bałaganu w nazwach plików.
Ten sam pomysł, dokument na wejściu i gotowy wpis na wyjściu, pasuje wszędzie tam, gdzie ktoś ręcznie przepisuje dane z plików PDF: faktury, zamówienia, protokoły.
Mają Państwo podobny proces u siebie?
Prosimy o kontakt i kilka zdań o tym, co zajmuje najwięcej czasu. Odezwiemy się, a jeśli to ma sens, pokażemy działającą próbkę na Państwa danych, zanim padnie słowo o cenie.
Powiązane automatyzacje
Automatyzacja treści na social media dla klubu sportowego
Po każdej kolejce ktoś musiał ręcznie sprawdzić tabelę, statystyki i napisać relację. Zbudowaliśmy proces, który pobiera dane z sieci, a AI pisze gotowe teksty do zatwierdzenia.
ZobaczAutomatyzacja grafik na Instagram i Facebook
Spójne, markowe grafiki na social media składają się z gotowego systemu, zamiast być klikane od zera w Canvie.
ZobaczAutomatyzacja pozyskiwania leadów
Zamiast godzinami przeszukiwać Google Maps, proces sam znajduje firmy, sprawdza je i pisze spersonalizowaną wiadomość gotową do wysłania.
ZobaczAutomatyzacja rejestracji online i przypomnień SMS
W aplikacji kliniki rejestracje, potwierdzenia, przypomnienia i prośby o opinię dzieją się same. Mniej telefonów na recepcji, mniej nieodwołanych wizyt.
ZobaczPodmiana produktu na zdjęciu bez nowej sesji
Skład zestawu prezentowego zmienia się w trakcie sezonu, a zdjęcie przestaje się zgadzać. Zamiast nowej sesji: zaznaczenie produktu ramką, wybór zamiennika i cztery gotowe warianty po minucie.
ZobaczZestawy wielosztukowe dla 2700 produktów
Sklep sprzedaje ten sam produkt pojedynczo i w wielopakach. Każdy wielopak potrzebuje własnego zdjęcia, opisu i kodu. Proces przygotował 2692 takie zestawy.
ZobaczCzat nad raportem dziennym restauracji
Raport dzienny restauracji był wpisywany do Excela — każdy dzień jako osobna zakładka. Po ponad roku było ich 446. Dziś dane trafiają do bazy Postgres, którą odpytuje się czatem AI po polsku.
ZobaczAutomatyzacja pobierania danych ze stron do własnej bazy
Protokoły meczowe ligi unihokeja leżały na cudzej stronie, po jednym na mecz. Zbudowaliśmy proces, który je pobiera, sprawdza i zapisuje we własnej bazie: 320 meczów i 3672 gole z pięciu sezonów.
Zobacz