Automatyzacja księgowania faktur ze zdjęcia
Zamiast przepisywać każdą fakturę ręcznie do arkusza, wskazujemy plik, a AI odczytuje dane, przelicza walutę i zapisuje wpis w bazie.
- faktur miesięcznie
- 50faktur miesięcznie
- na jedną fakturę
- 10 sna jedną fakturę
- na wszystkie faktury w miesiącu
- 8 minna wszystkie faktury w miesiącu
Co było robione ręcznie
Każda faktura to kilka minut ręcznej pracy. Otwórz plik, przepisz wystawcę, kwotę i datę do arkusza albo programu księgowego, nazwij plik, odłóż do właściwego folderu.
Przy fakturze w euro dochodzi szukanie kursu i przeliczanie. Pomnóż to przez dziesiątki faktur miesięcznie i robi się z tego pół dnia nudnej roboty.
Co zbudowaliśmy
Zbudowaliśmy proces, który uruchomiliśmy najpierw u siebie, na własnej księgowości. Wskazujemy plik faktury, a AI odczytuje z niego wystawcę, kwotę, walutę i datę.
Jeśli faktura jest w obcej walucie, proces sam pobiera kurs NBP z dnia transakcji i przelicza na złotówki. Wpis ląduje w bazie, plik dostaje nazwę według stałej konwencji i trafia do folderu z rozliczonymi fakturami. Proces zna też wyjątki, na przykład rachunek za telefon, gdzie tylko jeden numer jest firmowy, księguje w odpowiedniej części.
Jak to działa
- 01
Odczyt faktury
AI czyta plik faktury i wyciąga wystawcę, kwotę, walutę i datę. Bez ręcznego przepisywania.
- 02
Przeliczenie waluty
Przy fakturze w euro czy dolarach proces pobiera kurs NBP z dnia transakcji i przelicza na złotówki.
- 03
Wpis do bazy
Dane trafiają jako gotowy wpis do bazy kosztów albo przychodów. U nas dzieje się to przez Notion.
Nazwa i archiwum
Plik dostaje nazwę według stałej konwencji i ląduje w folderze rozliczonych. Łatwo go potem znaleźć.
- 01Krok 01
Odczyt faktury
AI czyta plik faktury i wyciąga wystawcę, kwotę, walutę i datę. Bez ręcznego przepisywania.
- 02Krok 02
Przeliczenie waluty
Przy fakturze w euro czy dolarach proces pobiera kurs NBP z dnia transakcji i przelicza na złotówki.
- 03Krok 03
Wpis do bazy
Dane trafiają jako gotowy wpis do bazy kosztów albo przychodów. U nas dzieje się to przez Notion.
- Krok 04
Nazwa i archiwum
Plik dostaje nazwę według stałej konwencji i ląduje w folderze rozliczonych. Łatwo go potem znaleźć.
Jakich narzędzi użyto w tej automatyzacji
Claude Code
odczyt faktury i logika
Notion API
baza kosztów i przychodów
Kurs NBP
przeliczanie obcych walut
Konwencja nazw
porządek w archiwum plików
Co się zmieniło
To, co zajmowało kilka minut na fakturę, dzieje się w sekundy. Zero przepisywania, zero szukania kursu, zero bałaganu w nazwach plików.
Ten sam pomysł, dokument na wejściu i gotowy wpis na wyjściu, pasuje wszędzie tam, gdzie ktoś ręcznie przepisuje dane z plików PDF: faktury, zamówienia, protokoły.
Mają Państwo podobny proces u siebie?
Prosimy o kontakt i kilka zdań o tym, co zajmuje najwięcej czasu. Odezwiemy się, a jeśli to ma sens, pokażemy działającą próbkę na Państwa danych, zanim padnie słowo o cenie.
Powiązane automatyzacje
Automatyzacja treści na social media dla klubu sportowego
Po każdej kolejce ktoś musiał ręcznie sprawdzić tabelę, statystyki i napisać relację. Zbudowaliśmy proces, który pobiera dane z sieci, a AI pisze gotowe teksty do zatwierdzenia.
ZobaczAutomatyzacja grafik na Instagram i Facebook
Spójne, markowe grafiki na social media składają się z gotowego systemu, zamiast być klikane od zera w Canvie.
ZobaczAutomatyzacja pozyskiwania leadów
Zamiast godzinami przeszukiwać Google Maps, proces sam znajduje firmy, sprawdza je i pisze spersonalizowaną wiadomość gotową do wysłania.
ZobaczAutomatyzacja rejestracji online i przypomnień SMS
W aplikacji kliniki rejestracje, potwierdzenia, przypomnienia i prośby o opinię dzieją się same. Mniej telefonów na recepcji, mniej nieodwołanych wizyt.
ZobaczPodmiana produktu na zdjęciu bez nowej sesji
Skład zestawu prezentowego zmienia się w trakcie sezonu, a zdjęcie przestaje się zgadzać. Zamiast nowej sesji: zaznaczenie produktu ramką, wybór zamiennika i cztery gotowe warianty po minucie.
ZobaczZestawy wielosztukowe dla 2700 produktów
Sklep sprzedaje ten sam produkt pojedynczo i w wielopakach. Każdy wielopak potrzebuje własnego zdjęcia, opisu i kodu. Proces przygotował 2692 takie zestawy.
ZobaczCzat nad raportem dziennym restauracji
Raport dzienny restauracji był wpisywany do Excela — każdy dzień jako osobna zakładka. Po ponad roku było ich 446. Dziś dane trafiają do bazy Postgres, którą odpytuje się czatem AI po polsku.
ZobaczRezerwacje na stronie pensjonatu w jednym kalendarzu z portalami
Willa Wójcik w Pieninach sprzedaje pokoje przez portale i przez własną stronę. Podpięliśmy stronę pod system rezerwacji, z którego korzysta właścicielka, więc każda rezerwacja zamyka termin w tym samym kalendarzu.
ZobaczAutomatyzacja pobierania danych ze stron do własnej bazy
Protokoły meczowe ligi unihokeja leżały na cudzej stronie, po jednym na mecz. Zbudowaliśmy proces, który je pobiera, sprawdza i zapisuje we własnej bazie: 320 meczów i 3672 gole z pięciu sezonów.
Zobacz